V běžném provozu kanceláře i v domácnosti je zpravidla řada možností, jak omezit spotřebu papíru (a jak produkovat méně papírových odpadů). Níže uvádíme několik tipů, které se běžně prosazují i v rámci tzv. zeleného úřadování (promyšlené úpravy provozu úřadů a institucí s ohledem na minimalizaci spotřeby energií a surovin a co nejnižší produkci odpadů).
Výchozí surovinou pro papír je celulózové vlákno - může pocházet z konopí, bavlny (hadrů), starých papírů nebo jiných materiálů, ale v současnosti se vyrábí zejména z dřevní štěpky a ořezů z pil. Připravená vlákna putují z celulózky do papírny, kde se vodná suspenze celulózy smísí s pojidly a dalšími příměsemi (barviva, plnidla aj.), vyklopí na síto, vysuší, uhladí, vybělí, ořízne - a list papíru je na světě.
Nejnáročnějším bodem procesu je uvolnění celulózových vláken z dřevní hmoty. Znovupoužitím vláken z již použitého papíru se ušetří třetina energie, polovina vody a tři čtvrtiny emisí do vzduchu oproti výrobě ze dřeva. Vyšší jsou však emise do vody, protože papírovina ze dřeva je čistší než z recyklátu.
Vlákna celulózy musí mít však určitou minimální délku (aby se správně propojila v archu a papír se netrhal). Při každém opakování recyklačního cyklu se o něco zkracují, takových cyklů mohou proto absolvovat jen 3-5. Optimální poměr při výrobě by byla produkce z poloviny recyklovaných vláken a z poloviny vláken nových. Papír již nepoužitelný jako surovina by byl kompostován či spalován (spálením se uvolní 12-26 MJ energie z 1 kg papíru).
Aby měl papír zářivě bílou barvu, o které se výrobci domnívají, že ji zákazníci vyžadují, bělí se zpravidla chlórem. To s sebou přináší řadu rizik: chlór může uniknout do ovzduší při výrobě, použití či likvidaci, jeho výroba je energeticky náročná. A nakonec barva papíru nic nevypovídá o jeho vhodnosti pro tisk či kopírování. Chcete-li papír bílý, volte ten, který je bělen jinak (např. peroxidem vodíku) - výrobci se tím zpravidla na obalu honosí. Bělí se jak papír recyklovaný, tak papír vyráběný z celuózy.
Používá se různé procento papíroviny ze sběrového papíru (z modrých kontejnerů nebo sběren). Nenechte se zmást nápisy na obalu - každý papír je „recyklovatelný", ale ne každý je skutečně recyklovaný. Raději si ověřte původ u výrobce. Bohužel v současnosti žádný český výrobce kancelářského papíru nenabízí papír pro oboustranný tisk (KRPA i Olšanské papírny skončily výrobu pro malý zájem). Recyklovaný papír určený výrobcem pro kopírky a tiskárny nepoškozuje kancelářskou techniku a splňuje všechny požadavky pro toto použití (prašnost, hladkost, savost apod.). Navíc mívá pro oči příjemnější matně smetanovou barvu (ale i recyklovaný může mít barvu jasně bílou - záleží na technologii výroby a míře bělení).
Je vyroben ze dřeva z lesů, které jsou obhospodařovány k přírodě šetrným způsobem (podmínky certifikace, certifikované pozemky a výrobky najdete na www.czechfsc.cz). Jde o lepší variantu oproti běžné produkci, přednost by však měla mít recyklace v kombinaci se dřevem z certifikovaných lesů.